Ką veikia administratoriai?

August 8, 2019
Kategorija: Profesijos | Ką studijuoti?
0 18 0
Ką veikia administratoriai?

Biuro administratorius – kone mistinė profesija. Visi žino, kad toks yra ir kad jis labai reikalingas. Tačiau niekas iki galo nesupranta, ką vis dėlto administratorius veikia per visą dieną. Vaikšto? Verda kavą? Rūpinasi švara? Naudojasi dokumentų valdymo sistema? Taip, ir dar daugiau.

Esminės užduotys – gana standartinės

Norint būti administratoriumi tikrai netrūks iššūkių. Jo darbų spektras be galo platus. Dažniausiai administratoriai tvarko įvairius dokumentus – sutartis, nutarimus, taisykles ir panašiai. Jie pasirūpina ir dokumentų sklaida – pavyzdžiui, išsiuntimu elektroniniu ar fiziniu paštu. Jei reikia, būtent administratoriai perteikia informaciją komandai.

Paprastai administratoriai rūpinasi svečių priėmimu. Jei biure yra atskirų susitikimo kambarių, šie žmonės juos rezervuoja, informuoja apie susitikimus. Taip pat šie biuro valdovai rūpinasi, kad susitikimo vietoje būtų kavos ar arbatos, vandens, užkandžių.

Dažnai administratoriai ir užsiima darbuotojų priėmimu. Šiuolaikiškose įmonėse naudodamiesi dokumentų valdymo sistema, jie užpildo reikiamus popierius, pasistengia, kad būsimas darbuotojas būtų informuotas apie darbų pradžią. Be to, atėjusiems naujiems komandos nariams įteikiama reikiama įranga, įėjimo kortelės ir panašiai.

Ko reikia, kad būtum geru administratoriumi?

Toli gražu ne kiekvienas gali būti administratoriumi. Nesvarbu, ar įmonė maža, ar didelė, reikia pasižymėti tam tikromis savybėmis, pavyzdžiui:

  • Greita reakcija,
  • Gerais raštvedybos įgūdžiais, raštingumu,
  • Darbo greičiu,
  • Komunikabilumu,
  • Rūpestingumu,
  • Atidumu ir t. t.

Žinoma, kai kurie dalykai ateina tik su patirtimi. Visgi geras pagrindas būtinas norint, kad šis darbas sektųsi ir teiktų malonumą.

Šiuo atveju labai dažnai praverčia technologijos. Pavyzdžiui, dokumentų valdymo sistema leidžia pasidaryti viską greičiau ir tiksliau, išvengiant daugybės klaidų. Tokie sprendimai galiausiai atsiliepia teigiamai ir kitiems darbuotojams. Jie taip pat gali dirbti greičiau, nes juos greičiau pasiekia informacija. Be to, išvengiama butelio kakliuko efekto, atsikratoma įvairių atsikartojančių, kone mechaninių užduočių.

Administratoriaus darbas – tai neabejotinas iššūkis. Tačiau jį galima efektyviai pasilengvinti. Kita vertus, verta prisiminti, kad be pastangų vis tiek nebus pasiekti geri rezultatai. Tad jei pasirinksite tokį kelią, būkite atidūs ir darbui paskirkite visą save – patikėkite, pastangos tikrai atsipirks.