Laikas – pinigai, arba kaip sutaupyti abiejų?

April 10, 2018
Kategorija: IT
0 171 0
Laikas – pinigai, arba kaip sutaupyti abiejų?

Šiandien kiekvienas verslininkas labiausiai rūpi kaip nors sutaupyti daugiau laiko ar gauti papildomą valandą ir tuo pačiu kaip nors sumažinti išlaidas bei padidinti gaunamas pajamas. Iš tiesų, vienas iš geriausių būdų taupyti laiką bei finansus yra tiesiog suprasti kaip veikia dokumentų valdymas. Daugybė šiuolaikinių įmonių, kaip bankai, prekybos tinklai ir logistikos įmonės po truputį pereina prie elektroninių dokumentų ir taip sutaupo daugiau nei galima įsivaizduoti. Trumpai pasakojame kaip tai veikia ir pateikiame kelis esminius tokio dokumentų valdymo privalumus.

Elektroniniai dokumentai – kodėl man to reikia?

Iš tiesų, pasirinkimas yra visada vadovų rankose, tačiau toks informacijos valdymas yra daug paprastesnis ir leidžia aprėpti bei įgyvendinti daugiau. Be to, sumažėja ne tik išlaidų kaštai, bet ir darbuotojų nepasitenkinimas. Ką turime omenyje tai sakydami? Popieriniai dokumentai šiandien kelia daugiau vargo nei gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio. Norint parengti, redaguoti, tvirtinti ir daryti kitus susijusius veiksmus, kiekvieną kartą reikia dokumentų atspausdinti. Toks dokumentų valdymas  eikvoja popieriaus resursus, jis greitai baigiasi, o išlaidų gale mėnesio tikrai daugiau nei naudos. Taigi, jau vien todėl, kad galima sumažinti išlaidas, skiriamas popieriui ir jas skirti vertingesniems dalykams, kaip, pavyzdžiui, komandos formavimo veikloms, reiškia, kad elektroninia dokumentai gali būti ne tik veiksminga, bet ir naudinga.

Kita priežastis, kodėl elektroniniai dokumentai yra tai, ką vertėtų įsidiegti net ir mažesnėms įmonėms, ta, jog tai leis ne tik veiksmingiau valdyti turimą laiką ir galybę įvairiausios informacijos, bet taip pat padės užtikrinti įmonės sklandžią, skaidrią veiklą, bet ir leis patogiau ir lengviau bendradarbiautis su partneriais ir klientais. Kitaip tariant, popierinių dokumentų valdymas yra labai nepatogus, keliantis galybę nepatogumų, norint suderinti dokumentų rengimą ir tvirtinimą, nes visos susijusios šalys turi susirinkti vienoje vietoje arba dokumentą tenka siųsti paštu, tam, kad jį peržvelgtų kitos susijusios sutarties ar dokumento šalys. Kai įmonėje veikia elektroniniai dokumentai, juos užtenka persiųsti klientui ar partneriui, arba pasidalinti naudojantis sistemoje įdiegtais įrankiais. Vadovai ir dokumento rengėjai matys visą redagavimo istoriją ir galės įgalinti dokumentus elektroniniu būdu nepakilus nuo savo darbo stalo. Tai patogus būdas tvarkyti visą susijusią informaciją, išvengiant papildomų išlaidų ir sutaupant nemažai laiko.

Trumpai apie elektroninį dokumentų valdymą:

• Lengvesnis bendradarbiavimas ir dokumentų rengimas;
• Galimybė stebėti visą procesą;
• Susitaupys laiko ne tik rengiant, bet ir tvirtinant;
• Lengvesnis dokumentų archyvavimas;
• Sutaupoma galybė vietos biure, nes viskas laikoma elektroninėse laikmenose;
• Nebereikia skirti finansų popieriui;